責任者という立場になると、業務は膨大に増えます。
自分のタスクだけでなく、部下の進捗確認、上層部への報告、会議の調整、突発的な対応など…「時間がいくらあっても足りない」と感じる人も多いでしょう。
しかし、同じ“忙しい責任者”の中でも、着実に成果を出す人と、常に振り回されて終わる人に分かれます。
その違いを生む最大の要因が「時間管理術」です。
この記事では、結果を出す責任者が実際にやっている時間管理術を体系的に解説します。
さらに、自己診断チェックシートと実践法もご用意しましたので、今日から取り入れることができます。
目次
第1章｜なぜ責任者には時間管理が不可欠なのか？
1. 責任者の時間は“組織の資産”
責任者がどこに時間を使うかは、組織の成果に直結します。
無駄な会議や細かい作業に追われれば、本来の「方向性を決める」「成果を最大化する」仕事に時間が割けなくなります。
2. 時間不足が生む悪循環
- 判断が遅れる
- 部下が迷う
- トラブルが増える
- さらに時間を奪われる
👉 結果、責任者が“忙しいのに成果が出ない状態”に陥ります。
3. 時間管理は「仕事量を減らす」ことではない
時間管理の本質は、
- 価値の高い仕事に集中する
- 無駄な仕事を手放す
- 部下を活用する
という 時間の使い方を最適化すること です。
第2章｜結果を出す責任者がやっている5つの時間管理術
1. 優先順位を“成果基準”で決める
「緊急」かどうかではなく「成果につながるか」で判断する。
👉 アイゼンハワーマトリクスを活用して、タスクを4象限に仕分けましょう。
- 緊急×重要：最優先で対応
- 緊急×重要でない： delegating（部下に任せる）
- 重要×緊急でない：計画的に時間を確保
- 重要でない×緊急でない：やらない
2. 予定を“ブロック”する
重要なタスクは「空き時間でやる」ではなく、カレンダーに“時間を予約”してしまいます。
👉 特に「思考」「企画」「分析」のような責任者の本業は、予定に組み込まないと絶対に後回しになります。
3. 会議を最適化する
責任者が最も時間を奪われるのが会議です。
成果を出す人は「会議＝意思決定の場」と捉え、以下を徹底しています。
- アジェンダを事前共有する
- 参加者を必要最小限にする
- 発言は「結論から話す」をルール化する
- 30分以内に収めるのを基本とする
4. 任せる力（デリゲーション）を鍛える
責任者が全てを抱え込むと、組織は伸びません。
👉 部下に任せる仕事は「結果」だけ伝え、方法は自由にさせるのが鉄則です。
📌 フレーズ例
- 「この案件のゴールは〇〇、期限は△△。やり方は任せるよ」
5. 習慣で時間を守る
時間管理は意志ではなく、習慣化で維持されます。
成果を出す責任者は、次の習慣を取り入れています。
- 朝イチに今日の3大タスクを決める
- 夜に振り返りをして改善点を記録する
- 同じ種類のタスクはまとめて処理する（バッチ処理）
第3章｜責任者のための時間管理チェックシート
以下の質問に「はい／いいえ」で答えてみてください。
- 1日の始まりに「今日の最重要タスク」を決めているか？
- スケジュールに“思考時間”をブロックしているか？
- 会議には明確な目的とアジェンダを設定しているか？
- 部下に任せる際、ゴールを明確に伝えているか？
- 「重要だが緊急でない仕事」に毎週時間を割けているか？
- メールやチャットを1日数回にまとめて確認しているか？
- 毎日、振り返りをして改善点を記録しているか？
👉 5つ以上「はい」があれば良好。
3つ以下の場合は、時間管理に改善の余地があります。
第4章｜実践法：時間管理を定着させるステップ
ステップ1｜現状の時間の使い方を見える化する
1週間、自分の時間を15分単位で記録してみる。
👉 これだけで「無駄な時間の多さ」に気づけます。
ステップ2｜優先度マトリクスで仕分ける
記録したタスクを「重要度×緊急度」で分類し、
- やらないこと
- 任せること
- 集中すること
を決めます。
ステップ3｜重要タスクをブロックする
週の初めに、重要タスクの時間をカレンダーに確保。
👉 緊急案件に飲み込まれない仕組みを作ります。
ステップ4｜会議と報告の仕組みを最適化する
- 会議は「目的→決定事項→アクション」の順で進行
- 報告はフォーマット化して時間を削減
ステップ5｜習慣化で定着させる
- 毎朝：最重要タスク3つを決める
- 毎晩：1日の時間の使い方を振り返る
- 毎週：不要な会議・タスクを棚卸しする
第5章｜まとめ｜責任者の時間＝組織の未来
✅ 責任者の時間の使い方は、組織全体の成果を左右する
✅ 成果を出す人は「優先順位」「時間ブロック」「会議最適化」「任せる力」「習慣化」を徹底
✅ チェックシートで現状を診断し、ステップで実践すれば改善できる
👉 忙しさに流されるのではなく、「時間をデザインする責任者」こそが結果を出し、部下から信頼されるリーダーになれるのです。
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