「きちんと指示を出したつもりなのに、部下が思うように動いてくれない…」
「伝えたことと違う結果が返ってきてしまう…」
「部下に言ったことがうまく伝わっていない気がする…」

こうした悩みを抱えている責任者は少なくありません。

実は、部下が動かないのは「能力がないから」ではなく、上司の伝え方が不明確なせいであることが多いのです。
この記事では、責任者が押さえておくべき「伝え方の技術」を徹底的に解説します。

【第1章】なぜ部下に指示が伝わらないのか？

まずは原因を理解することから始めましょう。

1. 指示が曖昧すぎる

「早めにやっておいて」「しっかり頼むよ」などの表現は抽象的すぎます。
部下は「いつまでに」「どのレベルまで」仕上げればいいのか分からず、結果的にズレが生まれます。

2. 上司の頭の中だけで完結している

上司はゴールを理解していても、それを十分に説明しないケースがあります。
部下からすると「なぜこの仕事が必要なのか」が分からないため、モチベーションが上がりません。

3. 部下の理解度を確認していない

指示を出して終わりにしていませんか？ 部下が本当に理解したかを確認しなければ、勘違いや解釈の違いがそのまま実行に移されてしまいます。

【第2章】部下を動かす「伝え方の技術」5つのステップ

1. 目的を最初に伝える

部下が「なぜその仕事をするのか」を理解すれば、納得して動けるようになります。

📌 例
❌「この資料まとめておいて」
✅「来週の会議でA社に提案するから、そのための資料をまとめてほしい」

「何のためにやるのか」を伝えるだけで、部下はゴールを意識できます。

2. 具体的な「期限・量・基準」を明示する

「早めに」や「しっかり」では伝わりません。
部下に迷いを与えないためには、期限・量・基準を具体的に伝えることが重要です。

📌 例
❌「できるだけ早く準備して」
✅「金曜の正午までに、A社向けの資料を3ページ以内で作成して。図を最低1つ入れて、誰が見ても分かる内容にしてね」

部下がゴールイメージを持ちやすくなり、期待通りの成果が返ってきます。

3. 手順を簡潔に示す（必要に応じて）

部下がまだ慣れていない業務の場合は、手順を示して安心感を与えることも効果的です。

📌 例
「まず過去の提案資料を確認して、その構成を参考にしてみて。必要ならマーケ部に問い合わせて最新データをもらうといいよ。」

ただし、ベテラン部下には細かく指示せず、「任せる部分」を残すことも大切です。

4. 部下に復唱させる（理解確認）

指示の後に「分かった？」と聞くだけでは不十分です。
復唱させることで、理解度を確認できます。

📌 例
「ここまでの指示を、ちょっとまとめて言ってみて」

部下が自分の言葉で説明できれば、内容を理解している証拠です。

5. フォローの姿勢を示す

指示を出した後、「何かあれば相談してね」と伝えるだけで、部下は安心して行動できます。
これは単なる優しさではなく、報連相を促すための仕組み作りです。

📌 例
「もし進める中で分からないことがあれば、すぐに聞いていいからね」

【第3章】伝え方の工夫でさらに部下は動きやすくなる

1. 「WHY→WHAT→HOW」の順で伝える

  • WHY（なぜやるのか） …目的や背景
  • WHAT（何をやるのか） …具体的なタスク
  • HOW（どうやるのか） …進め方や基準

この順番で伝えると、部下は「納得して」「迷わず」「正確に」動けるようになります。

2. 部下のタイプに合わせて伝える

部下の性格や経験に応じて、伝え方を変えると効果的です。

✅ 経験が浅い部下 → 手順を細かく伝える
✅ 経験豊富な部下 → ゴールだけ伝え、やり方は任せる
✅ 慎重な部下 → 安心感を与える言葉を加える
✅ 積極的な部下 → 裁量を与えてチャレンジさせる

3. 曖昧な表現を避ける

上司がよく使いがちな曖昧ワードは、部下を混乱させます。

📌 NGワード集

  • 「できるだけ早く」
  • 「しっかりやって」
  • 「なるべく良いものを」

📌 改善例

  • 「〇月〇日17時までに」
  • 「数字を必ず入れて、見やすくする」
  • 「過去の資料より短く、3分以内で説明できる内容にする」

【第4章】まとめ｜責任者が意識すべき伝え方の技術

部下を的確に動かすためには、次の5つのステップを実践しましょう。

1️⃣ 目的を最初に伝える
2️⃣ 期限・量・基準を具体的に示す
3️⃣ 必要に応じて手順を伝える
4️⃣ 復唱で理解度を確認する
5️⃣ フォローの姿勢を示す

さらに、**「WHY→WHAT→HOW」で伝える」「部下のタイプに合わせる」「曖昧な表現を避ける」**といった工夫を加えれば、指示は格段に伝わりやすくなります。

部下が動かないのは、能力不足ではなく、伝え方に原因があることが多いのです。
今日から「伝え方の技術」を実践し、部下が迷わず成果を出せるチーム作りを目指しましょう。

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